Wat zijn Step-In rechten? Wat heb je eraan?

Veel outsourcing contracten bevatten een step-in rechten clausule

Ook bij Margriet, die als Demand Manager geconfronteerd werd met structureel onvoldoende prestaties, was dit het geval.

‘Gelukkig maar’, was onze reactie. Margriet keek ons vragend aan. Wat kon ze ermee?

Margriet haar reactie is logisch, want wat je met zo´n clausule kunt is veel meer dan de meeste mensen weten! De indirecte mogelijkheden die de clausule biedt zijn veel sterker dan de voor de hand liggende mogelijkheden.

Over het algemeen wordt er met zo’n clausule beoogd dat de uitbesteder de uitbestede activiteiten (tijdelijk) kan overnemen.

Dit laatste gebeurt dan op een moment dat de leverancier niet in staat blijkt de diensten of services naar behoren uit te voeren. Later volgt dan weer een ‘step out’, wanneer de leverancier aantoont dat hij weer aan zijn contractuele verplichtingen kan en zal voldoen.

Leveranciers zijn meestal niet happig op dergelijke clausules en proberen die te ontkrachten. Deze vraag is daarom van belang: hoe realistisch is het dat een uitbesteder die rechten ooit kan en zal uitoefenen?

Zijn die rechten de moeite waard om hierover met de leverancier onderhandelingen te voeren?

Of zoals de service manager van een leverancier laatst zei: ‘Een uitbesteder die de boel bij een dienstverlener wil overnemen als de laatste verzaakt?

Is een dergelijke eis, een dergelijke clausule in een contract nog wel van deze tijd?’

De step-in clausule

Step-in clausules kom je in meerdere takken van sport tegen. Outsourcing contracten zijn hier niet uniek in. De clausule wordt bijvoorbeeld gebruikt in commerciële overeenkomsten zoals in de bouwwereld, projectfinanciering en in research overeenkomsten.

In bijvoorbeeld de bouwwereld zijn instaprechten eenvoudig toe te passen. Je neemt de financiële control over en wijst een hoofduitvoerder (locatiemanager op de bouw) aan en het werk kan doorgaan.

Outsourcing kent veel varianten en dat maakt het complexer.

Een variant die we regelmatig tegenkomen, is die waarbij een leverancier personeel levert dat op de locatie van de uitbesteder en volgens de richtlijnen en bepalingen van de uitbesteder bepaalde werkzaamheden uitvoert.
Wij vinden een dergelijke constructie eigenlijk geen outsourcing, maar dit terzijde.

Vaak ook zijn die medewerkers niet in dienst bij de hoofdleverancier, maar bij een subcontractor. In zo’n situatie is instappen en de aansturing van het werk overnemen niet moeilijk.Vaak is het wel een probleem dat de uitbesteder geen kennis en capaciteit meer in huis heeft, iemand die deze taak op zich kan nemen.

In een andere variant zien we dat het werk op de locatie van de dienstverlener wordt uitgevoerd en dat het werk wordt verricht in combinatie met werkzaamheden voor andere klanten van de leverancier.

In zo’n situatie is het uitoefenen van step-in rechten weer een stuk lastiger.

Bij Margriet betekende het dat ze de controle moest overnemen over datacenters en mensen van de IT leverancier. In haar situatie was dit ook niet realistisch, omdat ze geen idee had hoe de werknemers een dienst moesten uitvoeren of hoe de werkprocessen voor die mensen eruitzagen.

Als een of meer van de geleverde diensten worden geleverd vanuit een shared service omgeving (bij IT is dat vaak het geval), dan is het onwaarschijnlijk dat jullie in staat zijn om step-in rechten uit te oefenen.

Een reden hiervoor is bijvoorbeeld dat andere klanten jullie niet zullen toestaan gezag te krijgen over een omgeving waar hun diensten worden verricht.

Maar daar zijn oplossingen voor.

Daarom, als een step-in clausule niet of moeilijk valt uit te oefenen, zijn er dan toch voordelen verbonden aan zo’n clausule in het Outsourcing contract? Jazeker, grote voordelen zelfs.

De derde weg voor het toepassen van step-in rechten

Het alternatief voor de toepassing van step-in rechten is een derde partij in te schakelen die namens jullie organisatie, dus in jullie opdracht de verantwoordelijkheid voor het werk op zich neemt.

Soms is het voldoende als je daarvoor één of twee deskundige interim-managers (freelance) inhuurt. Soms is het effectiever om een concurrent van je leverancier in te laten stappen.

Dat laatste ligt natuurlijk uiterst gevoelig, maar als je de optie openhoudt in het contract, is dat een stok achter de deur die elke leverancier zal bewegen om tot het uiterste te gaan om zo’n situatie te voorkomen en jullie tevreden te houden.

Step-in rechten, niet om toe te passen maar …

Step-in rechten zijn er niet primair om toe te passen

Het is vooral een uitstekend middel om invloed te versterken en om de machtsbalans tussen uitbesteder en Outsourcing provider in evenwicht te houden.

Op het moment dat jullie business gevaar loopt, ga je overwegen gebruik te maken van de step-in clausule.

Je genereert daar extra kosten mee, maar die kun je, als het contract goed is geformuleerd, verhalen op de leverancier.

Maar zover hoeft het niet te komen!

Als Demand Manager moet je alle mogelijkheden openhouden voor situaties waarbij een leverancier structureel tekortschiet.

Je kunt van een step-in clausule rechten afleiden en toepassen die niet alleen je invloed in de omgang met de leverancier doen toenemen, maar die ook kunnen voorzien in oplossingen die de leverancier helpen de zaak weer op de rails te krijgen.

Drie opties:

1. Inhuren van een onafhankelijke adviseur die samen met de leverancier aan de slag gaat, met het doel de prestaties te verbeteren.

   Je kunt de leverancier in overweging geven dat hij zo’n onafhankelijke adviseur inhuurt (een adviseur die jij wel moet goedkeuren), om hem te helpen de dienstverlening op peil te krijgen. De leverancier zal geneigd zijn hieraan mee te werken als hij hiermee voorkomt dat je gebruik maakt van step-in rechten.

   Een quick-fix oplossing zal dit niet zijn, maar die is waarschijnlijk in de situatie waarin jullie je bevinden ook niet mogelijk. Waarschijnlijk verbeter je hiermee wel de relatie en de dienstverlening voor langere tijd.
    

2. Soms is er binnen jullie managementteam iemand met deskundigheid beschikbaar. Iemand die je kunt inzetten om samen met het managementteam van de leverancier te werken aan het op orde brengen van prestaties.

   Leveranciers zullen veelal de voorkeur hebben voor een onafhankelijke consultant of interim-manager, maar als kosten een belangrijke rol spelen, kan detachering van een deskundige collega-manager bij de leverancier een oplossing zijn.
    

3. Vraag de leverancier om de manager die verantwoordelijk is voor jullie account te vervangen.

   Normaal zal een leverancier niet snel geneigd zijn om toe te laten dat jullie je met zijn personeelszaken bemoeien. Maar als hij hiermee kan voorkomen dat je gebruikmaakt van step-in rechten, dan ontstaat er een andere situatie.