Outsourcing bij de Provincie

Geld over de Balk Smijten en Discutabele Resultaten

Outsourcing bij de Provincie (of breder bezien bij de overheid) is een thema dat te frequent de krantenkoppen haalt. Ook deze zomer is het weer raak o.a. bij het UWV, Defensie, het Ministerie van Binnenlandse Zaken en de provincie Gelderland.

Outsourcing bij de provincie 

Wat ons daarbij opvalt, zijn de beweegredenen voor uitbesteding. Vaak zijn die niet te rijmen met het gedrag dat bestuurders tijdens het uitbestedingsproces demonstreren.

Laten we als voorbeeld de provincie Gelderland nemen. Men besluit daar in 2015 om te Outsourcen, omdat het goedkoper moet kunnen en omdat het personeel de nieuwe ontwikkelingen niet aan zou kunnen (sic!).

Wat ons opvalt, is dat men € 400.000,- uitgeeft voor de begeleiding van dit Outsourcing traject met als uitkomst een discutabel resultaat, reputatieschade voor de provincie en schoffering van het eigen personeel.

Terwijl de provincie voor € 2500 een beter resultaat had kunnen krijgen, zonder de negatieve effecten van het afgelopen traject. Hoe kom ik tot die conclusie? Lees even met mij mee.

Let op. De volgende beknopte samenvatting van achtergronden kwam in de afgelopen maanden gewoon via abonnementen op nieuws- en vakmedia mijn inbox binnen.

 

Achtergronden

Twee jaar terug (medio 2015) besloot de provincie Gelderland over te gaan tot Outsourcing van haar IT. De provincie zocht daarbij hulp van adviesbureau Quint Wellington Redwood om de uitbesteding in goede banen te leiden.

De aanbesteding voor de selectie van Quint was blijkbaar dubieus. De provincie stelde eisen over het gebruik van methodieken die in Nederland alleen Quint toepast.

De tender die de provincie vervolgens samen met dit bureau uitvoerde, bleek niet zo succesvol. Ten eerste zaten er grove onvolkomenheden in de tender. Maart 2016 moest de tender daarom worden stopgezet.

Nadat de tekortkomingen waren hersteld en het traject was vervolgd, was het eindresultaat nogal discutabel.

KPN voerde begin 2017 een rechtszaak tegen de toewijzing van het traject aan OGD in Delft. Inhoudelijk werd de provincie verweten dat niet het beste aanbod was gekozen en dat de besluitvorming subjectief was.

KPN had de tender voor de Outsourcing bij de provincie Gelderland gewonnen op inhoudelijke criteria. KPN kwam in de beoordeling door de provincie als beste aanbieder naar voren.

KPN verloor echter deze tender op subjectieve criteria. Een groepje adviseurs vond een presentatie van KPN minder dan gewenst. Deze beoordeling woog zo zwaar in het eindoordeel dat KPN de tender verloor.

De rechter vond zich op het punt van inhoud niet bevoegd en negeerde daarom de subjectieve beoordeling. KPN verloor de zaak op procedurele gronden.

Het vakblad Computable publiceerde vervolgens dat Quint (adviseur) en OGD (de winnaar van de tender) beide een belangrijke en gemeenschappelijke aandeelhouder hebben!

Pikant detail is verder dat de voormalige manager ICT van de provincie Gelderland (uit privacy overwegingen laten we zijn naam hier weg) sinds 2015 als adviseur in dienst is van OGD.

Kortom: voldoende ingrediënten voor media-aandacht van het soort dat je als organisatie liever kwijt dan rijk bent.

 

Outsourcing bij de provincie, de overheid of in het bedrijfsleven

Waarvoor heb je daarbij eigenlijk zo’n adviesbureau nodig?

Wat moet je weten en kunnen voor het voeren van een Outsourcing traject?

Je moet deze vier aspecten kennen en kunnen toepassen:

  1. Belangrijk is dat je de markt kent. Wat biedt die markt? Welke eisen kun je stellen?

  2. Belangrijk is dat je de tender procedure kent. Voor de overheid gelden hiervoor Europese aanbestedingsregels.

  3. Je moet je eigen business kennen. Voor de provincie is dat de interne organisatie en haar behoefte aan ICT ondersteuning kennen.

  4. Belangrijk is dat je de valkuilen van uitbesteding kent die leveranciers soms voor je opzetten.

Heb je daarvoor, als je Outsourcing bij de provincie, de overheid of in het bedrijfsleven overweegt, een extern bureau nodig? Misschien wel als je een heel kleine organisatie bent.

Maar als je een provincie bent met meer dan duizend goed geschoolde ambtenaren in dienst, heb je dan een extern bureau nodig dat ruim € 400.000 kost?

Nee, natuurlijk niet. Voor Outsourcing bij de provincie was geen duur begeleidingsbureau nodig.

 

Waarom niet?

‘Ter voorkoming van fouten en voor marktkennis’ hoef je het niet te doen

Die fouten worden ook door het externe bureau (Quint) gemaakt, bewijst de zaak van de provincie Gelderland weer eens.Wat de markt biedt, kan een slimme ambtenaar die een dagje googelt je zo vertellen.

En wat je dan nog niet weet, kun je met een marktraadpleging zo te weten komen. Ik kom er zo op terug hoe die ambtenaar de kennis en kunde voor een marktraadpleging in huis haalt.

‘Voor de tender procedure’ hoef je het niet te doen

Als diezelfde slimme ambtenaar even op TenderNed en op sites van de Commissie in Brussel rondneust, kent hij alle eisen waaraan de tender procedure moet voldoen.

Natuurlijk is ook hierbij wat praktijkervaring wel belangrijk. Ook op dit punt kom ik zo terug.

‘Voor de eigen business kennen’ hoef je het niet te doen

Als er nou iemand beter moet weten en beter moet kunnen formuleren wat de interne organisatie aan ondersteuning nodig heeft, dan is het toch wel een ambtenaar die al jaren voor en met die interne organisatie werkt.

Of is er iemand die ons gaat uitleggen dat een externe consultant beter weet wat de provincie nodig heeft dan interne mensen die er al jaren werken?

Zo’n interne meneer of mevrouw moet natuurlijk wel die requirements kunnen formuleren.

 

Ja maar, die interne mensen kunnen dit niet, Koos,

dat heeft de provincie toch zelf verklaard!

Oké, dan moet iemand mij eens uitleggen waarom interne mensen bij ING, Philips, KPN, Tata Steel, het Ministerie van V&W (Rijkswaterstaat), de gemeente Amsterdam en vele andere daar wel intern de geschikte mensen voor vinden.

En waarom dit in geval van Outsourcing bij de provincie, een organisatie waar meer dan duizend mensen werken, niet kan?

Ik geloof de antwoorden die iemand op die laatste vraag geeft bij voorbaat niet. Het is uitgesloten dat er binnen de provincie Gelderland geen mensen gevonden hadden kunnen worden die deze werkzaamheden tot succes hadden weten te brengen.

Eén verschil is duidelijk aanwezig tussen de medewerkers van de provincie Gelderland en de medewerkers van ING, Philips, KPN, Tata Steel, het Ministerie van V&W (Rijkswaterstaat) en de gemeente Amsterdam:

Bij deze organisaties heeft het bestuur wel vertrouwen in de eigen mensen. Men heeft daarnaast medewerkers in de gelegenheid gesteld de opleiding Outsourcing, Regie en Demand Management te volgen.

Het bestuur van de provincie Gelderland had dat vertrouwen niet.

Het bestuur van de provincie Gelderland had dat vertrouwen niet

 

Outsourcing bij de Provincie,

hoe medewerkers hiervoor bekwamen?

Dat brengt me op het beantwoorden van vier openstaande punten uit het voorgaande:

  1. Hoe verkrijgt een medewerker de kennis en kunde voor een marktraadpleging?

  2. Hoe komt een medewerker aan praktijkervaring voor de tender procedure?

  3. Hoe komt een medewerker aan kennis en kunde om requirements te kunnen formuleren?

  4. Hoe leert een medewerker de valkuilen van uitbesteding kennen?

Al deze kennis en kunde verwerven medewerkers in de Opleiding Outsourcing, Regie & Demand Management.

Omgaan met valkuilen, een voorbeeld

Een valkuil waar de provincie Gelderland in stapte

De Outsourcing bij de provincie Gelderland werd gestart met het contracteren van een bureau dat het traject zou begeleiden. De provincie verleende dit contract met de opdracht specifieke methoden en processen toe te passen.

Dit is een traditionele valkuil die leveranciers uitbesteders steeds weer met succes voorhouden. Sturen op processen en methodieken in plaats van op resultaten.

Ook hier is dat gebeurd bij de aanbesteding naar Quint. Bij zo’n afspraak weet iedere door de wol geverfde bestuurder dat je duur uit bent en de resultaten onzeker zijn. Ook deze tender bewijst dit weer eens.

Helaas, bij de provincie wisten bestuurders dit blijkbaar niet.

Uitbestedingsafspraken maak je op resultaten. Niet op processen, procedures, werkwijzen of methodieken.

 

Outsourcing bij de provincie: Conclusie

twee slimme medewerkersIndien de provincie Gelderland twee slimme medewerkers,

mensen met ervaring in het uit te besteden werkveld, naar de opleiding Outsourcing, Regie & Demand Management had gestuurd,

en hen vervolgens een team had laten samenstellen dat de Outsourcing zou gaan besturen,

dan had dit ongeveer € 2500,- gekost in plaats van € 400.000,-.

De resultaten van de Outsourcing bij de provincie Gelderland zouden zeker beter zijn geweest, want slechter dan hoe het nu is gegaan, is moeilijk realiseerbaar.
-
Koos Overbeeke

 

Gerelateerde informatie bij Outsourcing bij de Provincie

Opleiding Outsourcing, Regie en Demand Management
Uitbesteden bij de Overheid

 

Terug van Outsourcing bij de Provincie Gelderland naar Slagkracht in Outsourcing

 


 

 

contactSlagkracht Management;dm opleiding

 Consultancy, Opleidingen en Implementatie Service

voor Governance (Regie) en Demand Management

bij Outsourcing en SSC

 

Neem gerust vrijblijvend contact op voor meer informatie of bel even