1 bezoekers op de site. 1 collega's zijn ingelogd


 

 

 

 

 

Management van Contracten bij Outsourcing of SSC

 

management van contracten bij outsourcing

 

Succesvolle Outsourcing en succesvolle Service Centers besteden veel aandacht aan het Management van Contracten.

Niet vanuit een juridisch perspectief maar vanuit een business perspectief.

Bij effectief uitgevoerd contractmanagement blijkt dat contracten geen boeien zijn die ketenen en beperken, maar dat contracten een raamwerk vormen voor succesvolle resultaten en samenwerking.

Een partnerschapsmentaliteit aannemen blijkt in de praktijk een profijtelijke benadering en levert win-winrelaties op.

Maar zo’n mentaliteit in de praktijk brengen is eerder een kunst dan wetenschap.

Het is daarbij de moeite waard om de woorden van voormalig president Ronald Reagan in gedachten te nemen.

Ronald Reagan werd gevraagd of hij de Russen vertrouwde in hun commitment voor het reduceren van het nucleaire arsenaal. Hij zei: ‘We trust, but verify.’

 

Wat zijn de typische contractproblemen bij uitbesteding en hoe pak je ze aan?

Bij uitbestedingsovereenkomsten is het van belang om een effectieve monitoring van het contract in te regelen en maatregelen te nemen die bewaken dat aan contractuele verplichtingen wordt voldaan.

Het is belangrijk dat je vijandige benaderingen en micromanagement mijdt, want die leiden tot onnodige spanningen. Open communicatie en wederzijds vertrouwen blijkt eveneens van belang te zijn.

Hoe kun je open communicatie bevorderen? Hoe bouw je aan wederzijds vertrouwen en betrokkenheid? In onze praktijk blijkt dat succesvolle partnerships hun aandacht richten op:

  1. Gemeenschappelijke doelstellingen; 

  2. Beste prijs-kwaliteitverhouding; 

  3. Een lange termijn relatie; 

  4. Wederzijds vertrouwen/samenwerking; 

  5. Het meten van geleverde prestatie; 

  6. Onderling overeengekomen eisen; 

  7. Vroeg geïntegreerde planning; 

  8. Open gezamenlijke communicatie. 


Die acht aspecten regel je in een Governance structuur. Dat klinkt leuk, maar hoe doe je dat? Hierover verderop meer.

 

Er is nog een 9e factor van belang

Nummer 9 is de meest over het hoofd geziene factor is: zorg voor behoud van machtsevenwicht.

De zorg voor machtsevenwicht is een cruciale factor voor succes, want in zeven van de tien gevallen is die balans totaal in het nadeel van de uitbesteder veranderd, zoals de bijgaande figuur laat zien.

Onderhandelingsmacht en de outsourcing lifecycle

 

Die balans verandert op het moment dat je het Outsourcing Contract tekent en daarmee de leverancier/provider  verandert in een monopolist.

De tucht van de markt valt weg en concurrentie hoeft de provider voorlopig niet meer te vrezen.

Als je management van contracten en relatiebeheer vanaf de start volgens de Slagkracht werkwijze volgt dan behouden jullie onderhandelingsmacht! Je leert de methode die je daarvoor toe moet passen alleen bij Slagkracht-Outsourcing. 

 

 

Een overzicht van deze Gids over het Management van Contracten bij Outsourcing of SSC

 
  1. Onderhandelingsmacht behouden / terug in evenwicht brengen

  2. Recupereren, eerder gemaakte fouten herstellen

  3. Minimale contracten hebben hun voordeel

  4. Governance structuren die zorgen voor succes

  5. Praktijkvoorbeeld Governance structuur voor complete Outsourcing van ICT

  6. Praktijkvoorbeeld Governance structuur voor een complexe Facilitaire Outsourcing

  7. Praktijkvoorbeeld Governance structuur voor uitbesteding Werkplekbeheer

  8. Hoe bouwen aan betrokkenheid en echte samenwerking

  9. Beheer van achtergebleven risico's

  10. De voordelen van contract mislukking actief voorkomen

  11. Management van contracten bij Outsourcing: Samenvatting

 

 

Onderhandelingsmacht behouden

Je kunt je onderhandelingsmacht met de juiste maatregelen voor een belangrijk deel behouden. Dat betekent dat de onderhandelingsmacht van de leverancier en die van jullie als uitbesteder in evenwicht komen.

Zowel jullie als uitbesteder als de provider/leverancier bezit dan een redelijke onderhandelings-macht. In een figuur ziet dat er dan als volgt uit.

 

Vastgehouden onderhandelingsmacht en de outsourcing lifecycle

 

Management van contracten

Om te laten zien hoe je die macht kunt behouden, moeten we inzoomen op de analyse- en besluitvormingsfase. Bij een nadere analyse van die twee fasen zien we dat daar een aantal activiteiten thuishoren, zoals:

  1. De scope van het traject exact vastleggen.

  2. Allerlei technische details vastleggen.

  3. Procedures die binnen het werkveld gehanteerd worden, vastleggen of bijwerken.

  4. KPI’s van de gewenste resultaten vastleggen of bijwerken.

  5. Financiële details vastleggen of bijwerken.

  6. Kwaliteitsgegevens en rapportages vastleggen of bijwerken.

  7. Communicatie en samenwerking met gebruikers vastleggen of bijwerken.

  8. Etc.


Kortom, jullie moeten zaken op orde brengen en vastleggen want in de Outsourcing is het gezegde: ‘garbage in is garbage out’.

Maar nog belangrijker is: jullie besteden niet voor niets uit. Je hebt de (impliciete) verwachting dat jullie Outsourcing Partner of het SSC het straks beter gaat doen dan jullie het zelf kunnen en ook nog efficiënter.

Dan is het wel zo belangrijk dat er een scherp beeld bestaat over wat er was en wat je straks gaat krijgen. Welke prestatiecriteria daarvoor gelden en wat het mag kosten. Weet je dit laatste allemaal niet exact, dan sta je straks met lege handen en met je rug tegen de muur.

Jullie provider kan u vervolgens uitleggen dat hij het al veel beter doet dan ‘het zooitje dat hij heeft overgenomen’. En jij en jullie? Je staat met je mond vol tanden en roept dat de gebruikers toch heel ontevreden zijn.

De leverancier zegt vervolgens dat het natuurlijk beter kan, maar daar staan extra kosten, lees meerwerkdeclaraties, tegenover. En je kunt nooit meer objectief beoordelen of dit allemaal terecht of onterecht plaatsvindt.

Je kunt er je gevoelens bij hebben, maar die kunt je niet hardmaken en je hebt nauwelijks of geen onderhandelingspositie. Kortom, hoogste tijd om het management van contracten en relatiebeheer op orde te brengen.

Terug naar het overzicht

 

 

Jullie hebben jullie huiswerk onvoldoende gedaan en je wilt recupereren

Het management van contracten bij Outsourcing is onvoldoende op orde. Er zijn onvoldoende samenwerkingsdetails en resultaat details vooraf vastgelegd.

Toch wil je grip op de situatie krijgen.

Het goede nieuws is: Dat kan.

 

Verder lezen >>















































































 

 


 

Inschrijven voor updates

 

Twintig keer per jaar een nieuwe publicatie met tips en aanwijzingen voor een succesvolle Outsourcing praktijk.

 

Voornaam
Mailadres