Nu 36 bezoekers op de site
19 collega's zijn ingelogd voor premium content


(Leestijd: 4 minuten)

grote kiezelstenen eerst zand later 

 

 

 

Honderden managers hebben nu ruimte in hun agenda
terwijl ze eerst dachten dat dit niet mogelijk was

 

Grote kiezelstenen eerst

Grote kiezelstenen eerst kwam direct bij mij op toen Antoinette ons de vraag voorlegde hoe zij in haar overvolle agenda tijd kon vinden om:

  • zaken echt te verbeteren en om

  • ook nog een opleiding te volgen?

Antoinette worstelde met haar werk, haar ambitie om bepaalde zaken echt te verbeteren en haar privé leven waar ze ook tijd voor nodig had.

En er was ook nog een kleine stemmetje in haar hoofd dat fluisterde: ‘Wees niet zo’n workaholic.’

Ik vertelde haar welke valkuil ze was ingestapt, het geheim van de grote kiezelstenen en wees haar op de juiste knoppen om op te drukken.

 

 

Overzicht van deze Slagkracht tips

 

  1. De valkuil van iedereen met een druk bezette agenda

  2. Moet ik dan nog efficiënter gaan werken?

  3. Het geheim van tijd in je agenda

  4. Je snapt hoe het werkt zodra je het gezien hebt

  5. Mooi, maar hoe pas ik dit toe?

  6. Op de goede knoppen drukken

  7. Grote kiezelstenen eerst. Tijd voor acties en opleidingen. Tijd die er eerst niet was

 

 

De valkuil van iedereen met een druk bezette agenda

 

Volle agenda

 

Herken je de agenda die hierboven is afgebeeld?

Antoinette is zo druk met activiteiten dat ze aan de grote klussen in haar werk, niet toekomt.

Herkenbaar, niet?

Velen van ons beginnen de dag met mailtjes, afspraken met collega’s en managers en andere kleine dingen, die echter bij elkaar gevoegd wel een groot deel van de dag opsnoepen.

Het effect is dat je aan het einde van de dag denkt: “wat heb ik nu eigenlijk gedaan of bereikt?” Terwijl je wel een hele dag druk bezig bent geweest en hard hebt gewerkt.

Maar aan grotere projecten kom je steeds niet toe.

De valkuil van Antoinette zijn die kleine activiteitjes. Ken je dat? Dat je de dag begint met eerst even een klein klusje te doen of eerst even die mailtjes van gisteren weg te werken?

Dan heb je dat alvast gedaan. Dat is dan klaar. Dat geeft een lekker gevoel! Ja toch?

Dat kleine klusje dat in ieder geval nu af is, dat lekkere gevoel, dat is je valkuil!

 

 

Moet ik dan efficiënter gaan werken?

Nee, dat hoeft niet. Wel effectiever. En door effectiever te werk te gaan hou je uiteindelijk tijd over.

Aan effectiever werken zitten twee aspecten:

  1. De juiste dingen prioriteit geven, eerst aanpakken.

  2. Op de goede knoppen drukken.

Je zult zien dat als je de juiste dingen eerst doet, de juiste dingen prioriteit geeft, dat er dan minder verstoringen op je pad komen en je dus minder belast gaat worden. Dat je daardoor ruimte in je agenda gaat krijgen.

Daarnaast ga je zien dat als je op de goede knoppen drukt je werkdruk fors gaat zakken.

We gaan eerst naar die prioriteiten kijken en daarna naar de goede knoppen om op te drukken.

 

 

Prioriteiten en het geheim van ruimte in je agenda

Het systeem van grote kiezelstenen.

 

de pot loopt over

 

 

Om eerlijk te zijn. Tien jaar terug kenden wij dat systeem ook niet. Dat systeem hebben wij ook niet uitgevonden maar het werkt wel, heel goed zelfs en daar gaat het om.

We nemen een kijkje in de Demand Management wereld van Antoinette. Omdat onze tijd als Regisseur/Demand Manager kostbaar en schaars is, is het belangrijk om die tijd effectief in te zetten.

Hoe realiseer je de meest effectieve tijdbesteding als Regisseur/Demand Manager?

De glazen pot op nevenstaande afbeelding laat zien hoe Antoinette tot nu toe met haar werk omging.

Je kunt die glazen pot zien als een afbeelding van de tijd die jij in een bepaalde periode beschikbaar hebt.

Het is de verbeelding van je agenda. Lekker vol, hé.

Je ziet dat er allerlei verschillende soorten activiteiten in zitten.

Het zand en de kleine kiezelsteentjes representeren de kleine klusjes die ze steeds het eerst oppakte; de mail, allerlei dagelijkse verstoringen, incidenten die aandacht vroegen etc.

Je ziet dat de grote kiezelstenen niet meer in de pot kunnen. Net zoals Antoinette geen tijd vond om grotere klussen aan te pakken.

 

 

Grote kiezelstenen eerst

 

gevulde pot

 

Het geheim van de meest effectieve tijdbesteding is prijsgegeven door Stephen Covey en gedemonstreerd met diezelfde glazen pot.

De grote kiezels zijn de belangrijke en tijdverslindende taken waar je aandacht aan wilt besteden.

Het grind zijn de kleinere, soms dagelijkse tussendoorklusjes. Je mail, overleg, collega’s, leveranciers, ad-hocvraagstukken die op je bureau komen.

Het zand zijn de mini activiteitjes die er steeds tussendoor piepen.

De telefoon, Facebook, twitterberichtjes, LinkedIn, WhatsApp.

Als deze glazen pot de opvulling van jouw tijd representeert, dan zie je dat al die activiteiten erin passen.

En er is nog tijd over!

Er zit nog zoveel lucht in de pot dat je er nog een kwart liter water in kwijt kunt!

Hoe dat kan?

 

 

Je snapt hoe het werkt zodra je het gezien hebt

Zie je agenda als de lege glazen pot hieronder. jar kiezelstenen

 

 

 

 

 

Ga je die pot vullen door eerst het zand en kleine steentjes er in te doen dan is het effect wat we hiervoor zagen.

Alles gaat er niet in.

Vul die pot nu eens eerst met kiezelstenen en daarna de kleine steentjes en daarna het zand!

En je zult zien dat alles er in past.

De kleine steentjes passen in de ruimte die tussen de grote kiezels ontstaat en het zand past weer in de ruimte die tussen de kleine steentjes over blijft.

En zoals we zojuist zagen zit er tussen het zand ook nog ruimte.

Je kunt nog een flink glas water toevoegen voordat de pot echt overloopt.

 

 

Mooi, maar hoe pas ik dit toe?

Toen we dit aan Antoinette voorlegden, was haar reactie: ‘Bedoel je dat ik efficiënter moet plannen, zodat ik alle gaatjes opvul en dus meer werk kan verzetten?’

Nee’, was onze reactie. Daar gaat het niet om.

Verder lezen >>















































































 

 


 

Blijf goed geïnformeerd

 

Twintig keer per jaar een nieuwe publicatie met tips en aanwijzingen voor een succesvolle Outsourcing praktijk.

 

Voornaam
Mailadres