Leestijd is 4 minuten
Cloud ICT en Governance
We zien een sterke beweging van ICT die door Cloud service providers wordt geleverd.
Met die beweging wordt ICT steeds meer een commodity. Je kunt het nog niet vergelijken met de levering van elektriciteit, maar het schuift wel flink die richting op.
Er zijn al organisaties, en niet de kleinste, die hun ICT voor 100% uit de Cloud betrekken. De vraag is dan of je in die organisaties nog ICT deskundigheid of een ICT manager nodig hebt.
Met ERP uit de Cloud (Oracle biedt die mogelijkheid) komen we in een situatie terecht dat 100% SaaS uit de Cloud een optie wordt. Heb je dan nog echte IT deskundigheid nodig binnen je organisatie?
Het gebruik van SaaS applicaties is het nieuwe normaal. Waarschijnlijk worden er op jullie marketingafdeling op dit moment al meer dan tien SaaS producten gebruikt.
Volgens onderzoekbureau Gartner is de wereldwijde markt voor SaaS software 33,4 miljard dollar. Dit verdubbelde naar 67,2 miljard dollar in 2019. In januari 2020 passeerden we de 100 miljard dollar.
Ben je een Facilitair Manager of CFO die verantwoordelijk wordt voor ICT diensten, waar let je dan op?
Cloud service is veel minder complex dan traditionele ICT Outsourcing
Cloud providers (leveranciers) bieden standaardoplossingen. Ook de service is vrijwel altijd gestandaardiseerd. Standaard SLA’s die worden toegelicht in een standaard service catalogus zijn de praktijk.
Maar pas op! (Vergelijk onze publicatie over Cloud SLA’s.)
Als uitbesteder sta je voor de opgaaf om voorafgaand aan het contracteren van een Cloud service te onderzoeken of de Cloud diensten voldoen aan jullie eisen.
Wijk je af van wat standaard wordt geleverd, dan zal de prijs voor de service snel omhooggaan. Vraag je af of je echt zo anders bent. Is er echt behoefte aan maatwerk service?
Als het antwoord hierop bevestigend is, zoek dan eerst even verder. Misschien is er wel een Cloud provider die jouw wensen in zijn standaardpakket heeft zitten.
Het gespecificeerde dienstenaanbod van Cloud leveranciers vereenvoudigt het aanbestedingsproces. Alleen de samenwerking met andere (bestaande) diensten, veiligheid en compliance eisen moeten worden onderzocht.
Dit maakt Outsourcing naar de Cloud eenvoudiger en minder tijdrovend dan traditionele Outsourcing, waarbij ook allerlei technische details moeten worden onderzocht en geregeld.
Verder zijn zaken als informatiebeveiliging, business continuity, capaciteitsbeheer, inkoopkracht en thuiswerken, zaken die bij traditionele Outsourcing geregeld moeten worden, standaard inbegrepen bij de Cloud service.
Het gestandaardiseerde dienstenaanbod reduceert daarom ook de complexiteit en de omvang van de Governance functie die nodig is om een en ander in te regelen en te besturen.
Cloud ICT en Governance
De aandacht voor Governance systemen en processen, Regie en Demand Management kan worden beperkt tot:
analyse van de verbruikte diensten ten opzichte van de gecontracteerde diensten;
beheersing van de kosten en service levels; het meten van die service levels is eenvoudig;
besturing van de totale leveringsketen;
contract en SLA management;
transitiemanagement;
demand management;
verandermanagement (de interne organisatie aanpassen aan de geboden ICT diensten en services.
De sterk geïndustrialiseerde service delivery die de Cloud provider toepast, zorgt ervoor dat er veel minder aandacht nodig is voor:
root cause analyses en verbeterplannen;
relatiemanagement (je onderhoudt ook geen relatiemanagement met je elektriciteitsleverancier, toch?);
performance management;
functioneel en technisch (applicatie)beheer.
Cloud ICT en Governance zorgen bij 100% SaaS voor afscheid van de traditionele ICT afdeling
We kennen organisaties waar dit al praktijk is. Met name MSP’s (Managed Service Providers) zorgen voor totale ontzorging.
De omvang van de Governance functie, de Demand Management organisatie zie je fors krimpen. Er zijn in deze functie gewoon minder FTE’s nodig. In de praktijk zien we reducties tot 50% optreden.
Cloud ICT en Governance; kennis nodig?
Wat is het belang van marktkennis, inkoopvaardigheden en kennis van specifieke Outsourcing gerelateerde contractmanagement?
Voor regisseurs/Demand Managers neemt het belang van professionele inkoopvaardigheden (de markt, de leveringsketen en de (on)mogelijkheden goed kennen) en contractmanagementvaardigheden sterk toe.
Door Cloud diensten professionele in te kopen, zorg je ervoor dat je niet minder krijgt dan wat je hebben wilt, maar vooral ook niet meer krijgt dan je nodig hebt en dat je dus ook niet meer betaalt dan nodig is.
Cloud ICT en Governance; rol adviseur
Heb je een adviseur nodig?
Belangrijk is dat je schrapt in het aanbod en dat daarmee de prijs zakt zonder dat je in de marge van de Cloud provider snijdt.
Dat laatste is namelijk een valkuil. Trap je daarin, dan betaal je dat altijd driedubbel terug!
Door het inzetten van een onafhankelijke partij die de gebruikersorganisatie en het Demand Management terzijde staat bij de inkoop, kan deze valkuil vermeden worden.
Zet voor Cloud ICT en Governance altijd een werkelijk onafhankelijk adviseur in. Iemand die minimaal de afgelopen vijf jaar een brede ervaring heeft opgedaan als onafhankelijk adviseur in tientallen organisaties en die zowel de aanbiedersmarkt als de uitbestedersmarkt kent.
Je hebt niets aan iemand met ruime ervaring bij één uitbesteder of één leverancier. Zo iemand introduceert alle fouten die hij gisteren heeft gemaakt direct in jullie organisatie.
Maak niet de fout die Ziggo maakte
In de markt is bijvoorbeeld Ziggo bekend geworden met deze fout. Ziggo heeft op grote schaal medewerkers ingehuurd die veel KPN ervaring hadden en die bij Ziggo de bij KPN gemaakte fouten herhaalden.
Heb je nog demand Management nodig?
Wat betekenen Cloud ICT en Governance voor Demand Management?
Behalve dat de Demand organisatie inkoop van Cloud diensten en contractmanagement verzorgt, vormt ze ook het hart van de leveringsketen.
Demand Management vertaalt de eisen en wensen van de gebruikersorganisatie naar standaarddienstverlening die in de markt verkrijgbaar is.
De leveringsketens die nodig zijn om de complete puzzel gestandaardiseerd in te vullen, worden hier samengesteld en gemanaged! Want naast een Cloud provider maak je ook gebruik van:
- een Internet Service Provider (ISP), en die maakt op zijn beurt weer gebruik van:
- een telecomdienst, de netwerken waarover de ISP zijn diensten aanbiedt, die op zijn beurt weer gebruikmaakt van:
- een kabelprovider. Een leverancier die daadwerkelijk glaskabel in de grond heeft liggen.
- een datacenter. Bijvoorbeeld een SaaS provider maakt zelf weer gebruik van een (externe):
- Paas of IaaS provider die op zijn beurt gebruikmaakt van:
- een extern datacenter.
Zo bestaat de service keten al snel uit drie of meer leveranciers. En je hebt weinig aan een SLA met je Cloud provider als die niet spoort met de service afspraken die met die andere, onderliggende contractpartijen zijn gemaakt.
Een Managed Service Provider (MSP) kan tot wel acht verschillende en elkaar aanvullende service provider diensten voor zijn rekening nemen (zie bijgaande afbeelding).
Zo simpel is het niet
In de praktijk moet een Demand Manager daarom nog wel alert zijn, want zo probleemloos als bij bijvoorbeeld stroomleverantie is het zeker nog niet.
Ontwikkelingen in de markt van Cloud ICT en Governance
Cloud ICT en Governance; offertes en RFP's
We zien dat organisaties geneigd zijn het werk dat nodig is om een RFP op te stellen overslaan en aan enkele Cloud providers een offerte vragen. Daaraan kleven risico’s.
Een offerte beschrijft wat de Cloud provider gaat leveren en het is aan jullie om vast te stellen of dat aansluit bij wat nodig is.
Voer je die overweging grofmazig uit, ga je vervolgens met een leverancier in zee en er blijkt later toch een mismatch te zijn, dan draaien jullie op voor de kosten!
De leverancier heeft geleverd wat hij beloofde te zullen leveren. Hanteer daarom een RFP. Schakel bij capaciteitsgebrek een onafhankelijk adviseur in die jullie hierbij kan helpen.
Cloud ICT en Governance; ‘proven technology’
Selecteer een leverancier die op basis van zijn expertise en zijn beschikbare dienst een voor jullie werkende oplossing realiseert.
Maatwerkoplossingen sterven uit, want die zijn onbetaalbaar (zeker op de langere duur).
Cloud ICT en Governance; ICT projectmanagement overbodig
Assemblage van standaardpakketten maakt een ICT projectmanager voor de uitbesteder werkloos. Providers hebben de neiging om jullie wensen (de RFP) toch wel uniek te vinden.
Een leverancier die voor jullie maatwerk gaat ontwikkelen in Cloud oplossingen diskwalificeert zichzelf. Vraag daarom om een assemblagetraject.
Onderdelen die de ICT leverancier niet zelf kan leveren, kan hij bij onderaannemers betrekken. De leverancier treedt op als hoofdaannemer voor de assemblage en blijft in alle gevallen eindverantwoordelijk en aanspreekbaar op afgesproken resultaten.
Natuurlijk heeft die provider wel een ICT projectmanager nodig. Maar voor projectmanagement betalen is niet nodig (zit al in de overheadkosten van de provider).
Toch zullen providers vaak proberen projectmanagement aan je te verkopen. Volstrekt overbodig. Natuurlijk ga je wel zelf als Demand Manager het project volgen en bewaken.
Je zorgt er daarbij vooral voor dat je krijgt wat is afgesproken, dat onnodig meerwerk wordt voorkomen en dat je als uitbesteder geen probleemeigenaar wordt.
Pas vooral op voor de projectmanager van de leverancier die Prince II gaat toepassen! Hou vast aan afgesproken resultaten en laat je geen problemen in de schoenen schuiven!
Cloud ICT en Governance en de Algemene Voorwaarden van Providers
ICT en Cloud leveranciers zijn verslaafd aan de algemene voorwaarden van hun branche.
Met goede redenen, want die voorwaarden houden in dat ze geen enkel resultaat garanderen en dat de uitbesteder de probleemhebber is.
Hoe je daar effectief mee omgaat, hebben we beschreven in ‘Een Outsourcing Project starten’, tip vijf.
Conclusies voor Cloud ICT en Governance
Omdat met Cloud service het functioneel, technisch beheer en applicatiebeheer zijn uitbesteed, kan aan de uitbestederskant de IT organisatie worden teruggebracht.
Je kunt de regie-organisatie beperken tot enkele Demand Managers die nauw samenwerken met enkele ‘super users’.
Kennis van ICT techniek is hierbij niet meer nodig. Die kennis zal mits toch aanwezig eerder een handicap blijken (hobbyisme bedrijven) dan dat het voordelen biedt.
Demand Management kan heel goed worden ondergebracht bij een facilitair ondersteunende dienst.
Cloud ICT en Governance op de ICT dienstverlening kunnen (op termijn) naar de Facilitair Manager.
-
Koos Overbeeke
Klik hier om vrijblijvend een vraag te stellen
Verwante publicaties:
Cloud computing uitgelegd voor iedereen die geen ICT achtergrond heeft
Terug van Cloud ICT en Governance naar Slagkracht Outsourcing contrair denken