Contractmanagement geregeld krijgen zonder veel gedoe

Contracten zijn cruciale documenten die ons zekerheid geven dat leveranciers leveren wat is afgesproken.

Contracten zijn tevens in veel organisaties een bron van problemen. Zo ook bij Arjan, sinds kort demand manager bij een geprivatiseerde overheidsorganisatie.

contractmanagement geregeld krijgen

 

Arjan signaleert dat er binnen zijn organisatie te weinig aandacht is voor contractmanagement. Hij onderzoekt de zaak en constateert:

  • Documenten zijn niet makkelijk terug te vinden. Arjan is weken bezig geweest om ze boven tafel te krijgen. Uiteindelijk bleken ze diep in het archief weggestopt.contractmanagement bij de gemeente

  • Zaken waarvoor al wordt betaald worden niet uitgevoerd. Voor andere zaken krijg hij een factuur terwijl ze volgens hem onderdeel zijn van het contract.

  • Een afgestoten gebouw in de stad valt nog steeds onder het contract. Een ander nieuw aangetrokken gebouw wordt als meerwerk gefactureerd.

  • Medewerkers ‘bestellen’ ongecoördineerd rechtstreeks diensten bij de dienstverlener die deze natuurlijk ook apart factureert.

  • Contracten zijn complex. Clausules of SLA afspraken worden over het hoofd gezien.

  • De afdeling financiën en crediteuren administratie beschikken niet over een kopie van de contractafspraken noch over een samenvatting van de financiële componenten. Controle op rechtmatigheid van facturen is zo onmogelijk.

  • De leverancier rapporteert periodiek over de kwaliteit van zijn diensten. Maar binnen Arjan’s organisatie is er niemand die controleert of dat klopt en of de afgesproken kwaliteit daadwerkelijk wordt geleverd.

  • Gebruikersafdelingen kennen de serviceafspraken niet en weten dus niet waar ze recht op hebben en maken daar bijgevolg ook te weinig gebruik van.

  • Continu discussie over: “zit wel/niet in contract”

 

Arjan constateert daarnaast dat het contract en de SLA op een aantal punten erg vaag is op het gebied van verantwoordelijkheden (wie?) en outputspecificatie (resultaten).

De inkoop manager met wie hij over zijn bevindingen spreekt zegt: We zien een contract vooral als een stuk waarin staat voor hoe lang en tegen welke kosten we de samenwerking aan gaan. De rest moet zich in de praktijk uitkristalliseren.

Arjan constateert dat van uitkristalliseren het nooit gekomen is. Partnership en “We komen er samen wel uit” is verworden tot discussie over verantwoordelijkheden en wel of niet in het contract.

Zijn conclusie is: In de huidige situatie hebben wij weinig aan een contract en hij belde vervolgens naar Slagkracht Management met de vraag:

Hoe krijg en houd ik contractmanagement op de rails zonder dat het mijzelf te veel tijd kost?

kennismaken

 

We hebben samen met Arjan een oplossing uitgewerkt die hem inderdaad niet veel tijd kost.

Hij geniet nu van de volgende voordelen:

  1. Discussies over verantwoordelijkheden en wel of niet in het contract behoren tot het verleden.

  2. Alle betrokkenen bezitten een samenvatting op hoofdlijnen met functiegerichte specifieke en uitsluitend relevante informatie.

  3. De hoeveelheid facturen meerwerk is flink afgenomen en facturen zijn nooit meer een verassing voor Arjan.

  4. Medewerkers/gebruikers weten precies waar ze recht op hebben, ze weten ook hoe ze het kunnen regelen en maken daar ook optimaal gebruik van.

  5. De performance van de dienstverlening wordt op steekproefbasis geverifieerd en vergeleken met de rapportages van de dienstverlener.

  6. Het contract en de SLA zijn nu overzichtelijker en minder complex en worden periodiek gecontroleerd op actualiteit en waar nodig bijgesteld.

Arjan en zijn directie zijn zeer tevreden over de resultaten van dit traject.

 

kennismaken

Heeft u ook belangstelling voor zo’n contractmanagement traject?

  • Wilt u ook dat de zaak geregeld wordt zonder dat u er teveel tijd in moet gaan steken? 

  • Wilt u ook dat het aantal meerwerk facturen afneemt?

  • Wilt u ook dat discussie over verantwoordelijkheden en wel/niet in het contract stoppen?

 

U aarzelt nog?

U vraagt zich af of u bij Slagkracht Management wel aan het goede adres bent?

Volg de link en zie wat anderen voor hun ervaringen met Koos Overbeeke, managing partner en teamleider van het Outsourcing competence center zeggen.

referenties 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Terug van Contractmanagement geregeld krijgen naar Wat doet Slagkracht Management